Tre utmaningar och ett förslag på lösning
Den första utmaningen – vad är en process?
Min erfarenhet är att många har svårt att få en tydlig bild av vad en process är. I början av en processorientering har många svårt att skilja på metoder, rutiner och processer. Det är inte ovanligt att ett område eller krav beskrivs som en process men att det i själva verket bara är en mindmap av arbetsuppgifter som tematiskt hör samman, utan inbördes orsak-verkan relation.
Det har blivit vanligt att rita saker som cirklar, till exempel att verksamhetsåret presenteras som ett årshjul. Det är i sig inget problem, men det blir ett problem när man då tror att det blivit en process. Almanackor har funnits i alla tider, men inte betraktats som processer för det. När de presenteras som en årsklocka visas möjligen ett mönster som upprepas i tid, men de behöver inte alls ha något inbördes påverkanssamband eller någon koppling till önskade resultat.
Både en mindmap över ett arbetsområde och ett årshjul med aktiviteter kan givetvis hjälpa en organisation att få bättre översikt och förståelse för sin egen verksamhet. Inget ont i det. Problemet uppstår när en sådan organisation tror sig ha utvecklat en processyn och därmed inte är beredd att gå vidare. Då blir de här stegen ett hinder för dem att verkligen komma åt den potential som verklig processorientering innebär.
Det finns många försök till definition av processer. Min erfarenhet är att dessa sällan hjälper. Istället behöver organisationer börja där de befinner sig, både i processorientering och mognad. De behöver speglas i det läget och få en steg-för-steg vägledning framåt. Jag tror att det är svårt att först etablera förståelsen och sedan göra. Istället måste görandet och förståelsen växa fram i växelverkan. De flesta organisationer behöver alltså mer vägledning under resans gång, än ett visualiseringsverktyg eller en fulländad definition.
I vårt arbete har vi utvecklat ett Processmognadsindex med fyra olika perspektiv på processer. I varje perspektiv finns fem konkreta beskrivningar av mognadsgrad, från låg till hög. Genom att läsa beskrivningarna för varje skalsteg, kan personer som arbetar med en process för det första bedöma hur långt de kommit med processen. För det andra se vad som behövs för att ta nästa steg.
Vad har du för erfarenheter av att implementera processtänk i organisationer? Kontakta mig gärna så kan vi dela erfarenheter.
Stefan Eriksson 070-575 90 45
